３０分以上時間をかけること
・会議は基本設定を３０分とすること。できれば１５分くらいで終われたらよい
・急がされている状況でこそ力を発揮する
・会議に１時間以上必要な場合
①論理的に考えて答えが出ないもの
②クリエイティブな発想が必要なもの
私の職場の会議は、３０分以上かかります。
１時間半～２時間くらいが多いです。一番の原因は、月１回にまとめてしまうからです。
議題が多くなり、最後の方は疲れて議論もうまく機能しなくなります。
会議は月１回という慣習から抜け出せません。会議を増やすことには反対ですが、長い時間の会議にはもっと反対です。
会議の後にアクションプランを決めない
・会議は、アクションプランを決めることがゴール。行動しないと現実は変わらない
・「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を文書で残す
私の職場の会議は、議論が紛糾するとアクションプランを決めないことがあります。
来年の体制で考えましょうとなることがあります。
経験していない人が入る来年は、わからないまま議論を進めることになります。会議をするのであれば、アクションプランに落とすことは、必須です。
考え抜いてきた人がいない
・何を聞かれても答えられるレベルで考えてくること
・現時点で何がベストなのかをしっかりと自分の意思を示す
・反論を想定しておく
・絶対的に正しい論理的な提案など存在しない。最後に残るのは、価値観
私の職場では、チームミーティングが強化されました。
チームで考えたことにするわけです。確かに前よりは練り上げられた議案にはなっています。
しかし、チームミーティングに多くの時間を割くことになりました。職員会議の時間が短くなっても、チームミーティングの時間が長くなるのであれば、意味がありません。
時間をきちんと勤務時間内で保証するべきだと考えます。
資料をそのまま読み上げる
・文字に書いてあって、読んでわかることは音読する必要はない
・最初に２分間、資料に目を通す時間を作る
私の職場は、資料をそのまま読み上げます。
ムダなので止めさせたいですが、職場の体質が古く、慣習がものを言います。
空気に流されないように、私が司会をするときだけでも時間を取る方法を試していきます。
番外編 直接会いたがる
・オンラインミーティングや電話で可能なことなら、直接会うのはムダ
・感情的な納得感、コミュニケーションスピードは、対面の方が優れている
私の職場は、人が訪ねてくることは少ないです。
オンラインミーティングは、コロナのため何度か経験しました。声が重なると聞きずらかったり、時間的なタイムラグがあったりすることになかなか慣れません。
しかし、主流になっていくことは間違いないでしょう。私も経験を積んでいきます。
会議でしか決めない
・関係者全員からＹＥＳを貰うことができるのであれば、会議はしなくてよい
・最短最速の意思決定は、責任者にＯＫしてもらうこと
・意思決定が週単位や月単位になる。それでは遅い
・意思決定を早くする方法
①経営会議を毎朝３０分始業前に行う
②毎朝１０分のショートミーティングを全チームが行う
・仕事の生産性を爆上げする奥義 ＝ ２割共有
①完成度２０％の提案を文書で作る
②自分の上司にフィードバックを貰う
私の職場は、会議体質があることは間違いありません。
上司との階層意識が薄く、全員の総意で決めることが良しとされます。
組織としての在り方に問題があります。構造の問題です。構造を変えていく必要があります。これは、私の力ではどうしようもありません。
私は、ピラミッド組織を意識して、上司と部下という役割の自覚を持って働きます。
今日のアクションプラン
・会議で資料の読み上げをせず、時間をとる方法で行ってみる
今日のアクションチェック
会議で資料の読み上げをしないつもりでした。しかし、上司が読み上げているのに私だけ読み上げないということができませんでした。
もちろん、すべてを読み上げたわけではなく、他の人たちよりは要点を絞って話をしたつもりです。
尖がった存在になるというのは、いくつになっても難しいです。
でも、諦めないで主管しているミーティングでは、実行していきます。
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