仕事の遅い人の共通点
・仕事をする前にアウトラインを作り込んでいない
アウトラインという言葉は、いろいろな分野で使われます。ビジネスの場では、「あらすじ」や「概要」「要約」「目次」などの意味として使います。デザイン分野における「アウトライン」は、文字やイラストの「輪郭」を指す言葉です。「ワード」においては、アウトライン機能を使うことで、レベルに応じた見出しの作成や編集、階層に応じた文書の表示などを行うことができます。
今回は、「概要」が一番しっくりします。
アウトラインでなぜ早くなるのか
・タイピングなどの速さが仕事に及ぼす影響は、１／１０程度
・一番影響を及ぼすのはやり直しの少なさ
・仕事が遅い人は、段取りが悪く膨大なやり直しをしている
・やり直しを最小化するのがアウトラインの作成
・アウトライン作成とは、実際の仕事に手を付ける前に仕事の全体感を詰めること
私は、仕事のやり直しは少ないです。あっても微修正ぐらいです。
やり直しが少ない理由は、仕事を２つに分けているからです。
①自分が一番理解している分野の仕事
②多くの人の共通理解が必要な仕事
自分が一番理解している分野の仕事（私の場合はＩＣＴ関係）であれば、徹底的に考え抜きます。ＭＥＣＥを意識して、漏れなくダブりの無いように仕事をします。
具体的には、マインドマップを使います。マインドマップでアウトラインを作成します。マインドマップは、マコなり社長もオススメしているXMindを使っています。無料版の弱点は、PDFにできないことです。最近は、印刷ではなくデータで提案が増えているので、無料でPDFにできるものを探します。
次に、デメリットプレゼンをします。これもマコなり社長から教えていただいた手法です。今回の仕事でのデメリットを提示し、メリットと比較してもらいます。デメリットを提示することで、考え抜いて提案しているということを相手が理解してくれます。最初から反論を封じ込めることができます。
多くの人の共通理解が必要な仕事であれば、アンケートを取ります。会議で意見が割れるような場合は、「他に意見はありませんか」と多くの人の意見をもらうことになります。そうなることが見えているのであれば、事前にアンケートを取ってしまい、数の力を前面に出します。民主主義は、多数決だと考えている職場では、数の力は絶大です。
最強のアウトライン作成法
・すぐに仕事に取り掛かってはダメ。膨大なやり直し作業が生まれる
・アウトラインの最強フォーマット
①ゴール
②現状の課題
③解決策
・３つの中で一番大切なのはゴール。仕事の９割が決まる
・ゴールは、本当に得たい成果について考えなくてはいけない
・ゴール設定でやりがちなミスは、ゴールを曖昧な言葉で定義すること
・ゴール設定をだれが見ても解釈のズレがないくらい具体的にする
・ゴールを具体的にすれば、課題はすぐに思いつく
・課題の解決策を具体化すれば、何をすればよいかが一目瞭然
・上司にフィードバックをもらう
・上司も仕事を部下にふるときは、アウトラインを作ってあげるべき
最近読んだ本「５Ｗ１Ｈ思考」に出てきた２Ｗ１Ｈに似ていると感じました。
①ＷＨＹ 何のために（目的は～） → ゴール設定
②ＷＨＡＴ 何を（基本内容は～） → 課題
③ＨＯＷ どのように（具体的には～） → 課題解決
説明するときには、いきなり細かいＨＯＷの話に入るのではなく、この①→③の順番で伝えていきます。この３層で自分の思考を整理・構造化できるようにします。５Ｗ１Ｈは有名ですが、ＷＨＯとＷＨＥＲＥは当たり前すぎて冗長になってしまいがちです。ポイントを絞る意味で２Ｗ１Ｈの方が有効だと感じました。
知識というのは、点なので使わないと忘れてしまいます。しかし、本を読んで学びを繰り返すことで、点と点が繋がり、線になります。線になったものは忘れにくくなります。２つのものが結び付き関連として記憶されるからです。あとは、アウトプットすると線が面となり、実際の職場でも活きてきます。
私もようやく点と点が繋がることを実感することができました。
今日のアクションプラン
・２Ｗ１Ｈ法を仕事で活用する
今日のアクションチェック
２Ｗ１Ｈ法を現在進行中である業務に当てはめてみました。
ＷＨＹ →ＩＣＴの早期活用を図るため
ＷＨＡＴ→許可申請、Wi-Fi整備を急ぐ
ＨＯＷ →役割分担を明確にする
これからも発信を続けます。
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