ダメな仕事の頼み方
・仕事をお願いするのは、基本中の基本
・仕事の頼み方がうまいと生産性が劇的に上がる。自分でやるよりレバレッジが効くから
・４つのダメな仕事の頼み方
①「出来たらやっといて！」と言う
②期日を渡さない
③文章を残さない
④二割共有を求めない
嫌われる仕事の頼み方と好かれる仕事の頼み方をまとめました。
嫌われる仕事の頼み方
①とりあえず頼む
②なんとなく頼む
③適当に頼む
好かれる仕事の頼み方
①相手の状況を把握している
②依頼するときには一言添える
③なぜ、あなたにお願いしているのかがわかる
④目的が明確になっている
⑤最初から何をすれば完了なのかがわかる
⑥リマインドがある
⑦お礼を伝えることが大切
一番大切なことは、仕事を受けてくれる相手に敬意と感謝の気持ちを持って接するということです。テクニックで人を動かそうとするのではなく、お互いの信頼関係や助け合い・感謝の気持ちがあれば、助けてくれる人はたくさんいるはずです。
「出来たらやっといて！」と言う
・仕事でやるのは絶対にＮＧ
・上司が仕事の全責任を負うというのが原則
・曖昧な「出来たらやっといて！」では、誰がその仕事に責任を取るのかが曖昧
・責任感も生まれないし、成果も出ない
・やる、やらないをはっきりさせよう
「出来たらやっといて！」は、「とりあえず」「なんとなく」「適当に」のすべてに当てはまります。
嫌われる仕事の頼み方をまとめると、目的・理由・内容が曖昧なままであるということです。しかし、これは裏を返せば
目的・理由・内容を明確にすれば、仕事の受け手は非常に仕事が進めやすくなります。これがすごい大切です。
期日を渡さない
・相手に思い測りすぎて期日を伝えない人がいる
・相手の能力を信頼していないような印象を与えたり、相手の時間を強制したりするように考えてしまう
・「いつまでにできるでしょうか？」とお願いするのもよくない
・終わる見込みを考えていないのは無責任
・時間を明確に指定すること。〇日の〇時までとはっきり伝える
・終わらないようであれば、期日の判断をしてもらう
私ができていないことの一つが仕事に期限を決めることです。自分自身は、仕事の優先順位を決めて時間があればどんどん進めてしまうので、期限に間に合わないということがありません。特に他人から頼まれた仕事は、第一優先で行います。そのため、他人にお願いした時も同じだと考えてしまうクセがあるのです。
締め切りを決めずに頼んでしまい、優先してやってくれているだろうと勝手に思い込みます。結果、「まだ終わらないのか！」とイライラすることになってしまっていました。
さすがに、全体に関わる仕事は締め切り日を決めていました。しかし、締め切りの時刻までは決めていませんでした。明示していないければ、終業時刻までと考えるのは勝手な思い込みです。締め切り日しか分からない場合は、２４時までと考えている人もいました。お互いのために時刻をハッキリわかるようにした方がよいです。
締め切りや時間にルーズな人はいるものです。イライラしないためにも、しっかり課題の分離を行いましょう。
文章を残さない
・口頭でいいのは、言った瞬間にやってもらえて即完了する場合のみ
・後でもめないための文章化も大事だが、依頼する側の思考が整理されることが大きい
・ジャストアイディアで依頼してはいけない
・仕事をお願いされた場合は、文章化して認識の違いがないか確認する
私の職場は、記録に関してルーズです。私が昨年度まで行っていた仕事も私がリーダーになるまでは、記録化がされていませんでした。議論することが大切で、記録することはおざなりだったのです。
業務内容には、記録化と明記されていました。私は、記録は大切だと考えているので改善に着手しました。しかし、ここで他人に任せられない悪癖が出ました。人の記録が信頼できないのです。自分の思うレベルまで記録できているのかが心配になってしまいます。結局、自分で記録することにしました。
司会・進行を務めながら記録することには、無理があります。私は、録音して記録することにしました。あとで聞き直して、文字起こしするのです。しかし、これは明らかに二度手間。記録係を決めてやってもらった方が合理的です。
この仕事を次の人に託すことになりました。たぶん、私と同じことはできないでしょう。同じことができない仕事は、仕事とすべきではありません。きちんとした仕組みを整える必要がありました。反省です。
二割共有を求めない
・仕事を丸投げしすぎ
・大枠どうやろうとしているのかは、必ず相手と同意を取るべき
・仕事を依頼したら２割ぐらいの時点でフィードバックする
・そういうことではなかったを防ぐことができる
・仕事のムダはやり直しで起きる。これを行えば劇的に生産性が上がる
２割共有と似ていると感じた言葉に、「ホウレンソウ」があります。
ビジネスの世界でよく使われる用語「ホウレンソウ」。報告、連絡、相談の頭文字をつなげた造語で、仕事を円滑に進めるために欠かせない要素とされています。
言葉としては誰もが知っている「ホウレンソウ」ですが、「ホウレンソウ」の順番を考えたことはありますか？
ホウレンソウの順番
①相談
②連絡
③報告
具体的には、仕事の進み具合が２割で相談、５割で連絡、８割で報告すると良いとされています。
相談では、必ず自分はこのようにしたいと方向を示すようにします。それを聞けば上司らも「そのまま進めてよい」とか、違う場合には「そうではなくて、こういった要素を入れなさい」などと指示をくれます。
連絡では、方向性は決まっているので、具体的なアドバイスを求めます。そうすれば「この項目をもっと詳しくとか、この部分はいらないよ」と詰めることができます。
報告は、小さなズレやミスの確認にになります。完成したもののチェックをしてもらいましょう。
今日のアクションプラン
・仕事を頼むときに「締め切りの時刻まで決める」「文書を残す」「２割共有を行う」
今日のアクションチェック
〆切を決めようと思って新しく赴任した方に話しかけたら、すでに仕事が終わっていました。私と同じ他人からの依頼はすぐに片付ける人だと思い、同じ感性の人でホッとしました。
その後、ホームページのアップを一緒に行いました。ショートカットキーの使い方などを見ても、パソコンに親しんでいることが分かりました。
仕事を安心して頼める同僚ができました。
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