会議は３０分以内
・会社に「会議は３０分以内」と書かれたメッセージボードが置いてある
・ポイントは、社内だけではなく社外の人も含めていること
我社の会議は長いです。１時間～２時間はかかります。
短くするために、提案の予定時間を載せたり、議題を減らし連絡に回したりしましたがダメでした。
慣習というのは怖いものです。
きっかけ
・上場直後の某社長との会議がきっかけ
・質素な会議室と大きな張り紙「会議は３０分以内」
・お茶を貰えない。冷蔵から社長が、いろはすを紙コップに注いでくれた
我社だけではなく、系列のすべての会社が長いです。
会議を短くするための取り組みとして、チームごとのミーティングを行うことにしました。しかし、きちんとした時間確保されたわけではないので、勤務時間を超えることもあります。
ミーティングで議論したから、会議では話ずらい雰囲気もできました。対策が機能しているとは言えません。
会議を短くするコツ
・磨き上げたアジェンダ（会議の議題として予定している内容をまとめたもの）
・資料を読み上げない
目で見ればわかる
「今から１分間読んでください」という ～ 事前には読む時間がなくて読まない人が多い
・論点を明確にする
・最少人数で開催
６名以上はきつい
しゃべらない人は次から参加しなくていい
・会議は３０分以内
社外も含む
我社の会議のダメなところは、
①アジェンダが前例踏襲。チームミーティングがおざなり
②資料を読み上げること
③論点が提示されないこと
④人数が２０人位いて多すぎること
しゃべらない人がいること
⑤会議は１時間から２時間かかること
正反対です。
会議はしない方がいい
・リーダーが徹底的に考え抜いて「それで！」で終わるようにする
私は、会議をしないということに賛成です。
会議にかけるのは、新規事業か、大幅なプランの変更があるものだけにするのはどうでしょうか。
それ以外の前例踏襲の提案や連絡で済むものは、すべて稟議にします。会議日までに見ておくことをルールにして、意見があればコメントとして残します。大幅な修正でない限り、係が修正して再度稟議に回すという方法です。
もしくは、思い切って全員の意思決定ではなく、リーダーのみで最終決定をするようにピラミッド構造をハッキリさせるという方法も考えられます。
しかし、ピラミッド構造のハッキリさせることは、我社の社風にはなじまず、必ず反発が起こります。稟議方式がベストではないですが、ベターな気がします。
読み上げないだけでも、ルール化できないでしょうか。
今日のアクションプラン
・時間短縮できそうなものを洗い出す
今日のアクションチェック
時間短縮できそうなものとして、夜のルーティンを見直しました。
朝必ずやらなければいけないことのうち、前日の夜にできるものをすべて行うようにしました。それによって、重要な朝の時間を確保したのです。
前日の夜にすることにしたもの
①筋トレ後に飲むプロテインをシェーカーに入れておく
②朝、暖をとりながらブログを書くので、机の位置をずらす
③シェイバーの掃除
④持っていくドリンクの準備
一つ一つはわずかな時間ですが、朝のゴールデンタイムのいらぬ判断を省きます。
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