５位 期日を厳密に決める
・「今日中にやります」「なるはや」などは絶対に使ってはいけない
「今日中」とは何をさすのかがわからない
マコなり社長の会社では禁止ワード
・全部日にち･時間ベースで決めること
厳密に決めておかないと自分の都合の良いように解釈してしまう
どれくらいできるのかを見積もるのが仕事
いつまでにやると決めて、できたかどうか答え合わせをすることで見積もり能力を磨く
・他人の仕事に対しても期日をつけるべき
「何月何日の何時までにお願いします」と言う
他人の仕事を見積もる能力も重要な能力
・厳密な期日を設けるは仕事以外でも使える
プライベートでもやってみよう！
期限を決める６つのメリット
①目的全体を俯瞰することができる
②行動の優先度が明確になる
③思考や行動の区切りができる
④スケジュール管理が簡単になる
⑤集中力とモチベーションの維持ができる
⑥反復することで時間短縮になる
４位 会議でタスクが生まれた瞬間に文章で共有する
・「これをやりましょう」で満足してしまう人が多い
鉄は熱いうちに打て
誰が・いつまでに・何をするのか、すぐにメンバーで文章化する
・その後、タスク管理ツールやチャットで共有する
タスク管理ツールで確認したら「いいね」「ＯＫ」のリアクションをつける
証拠を残すことで上司のちゃぶ台返しを防ぐことができる
タスク管理のメリット４選
①効率よく仕事ができる
②優先順位が明確化される
③業務内容が把握できる
④タスクの可視化ができる
３位 １時間単位で作業報告
・モチベーションは存在しない
人はやらざるを得ないときはやる、やる必要がなければやらない
やらざるを得ないときというのは、目の前に差し迫っているとき
・「今やらないとやばい」という状況を作る
最も効くのが、１時間単位で作業報告
マコなり社長は自分の仕事でも作業報告を行っている
仕組みで管理している
作業報告３つのメリット
①成長につながる
②情報を活用できる
③コミュニケーション
①成長につながる
今日の出来事だけを羅列するのではなく、目標や業務内容、業務結果、課題、解決策、明日の目標までしっかりと行います。毎日の仕事をしっかり振り返ると、自己の成長につながるのです。
②情報を活用できる
メンバーの知識やノウハウを共有すると、新しいアイデアが生まれたり課題をスピーディーに改善したりする可能性が高まります。
③コミュニケーション
作業報告を行うことで、上司と部下または同僚などで質問や疑問を共有し、コミュニケーションを深めることも可能です。
２位 今日やることを朝 仲間と共有する
・自分でToDoを決めて全部実行できるなら最強
でも、一人では無理
・仲間と共有することのメリット
①終わらせないといけない緊張感が生まれる
②無駄な仕事が減る
・タスクボードのようなタスク管理ツールを使うこと
または、付箋で管理
マコなり社長は、Asanaを使っている
・タスク管理ツールを使いこなすポイント
①ミーティング前に整理しておく
常に最新に保つ
②チームで緊張感をつくる
期日に間に合わせさせる緊張感
③今日やると決めた以外のタスクは絶対にやらない
他の仕事をやるなら上司・仲間に許可をとる
④上司が仕切る
オンラインで可視化されていれば進捗を聞く必要はない
⑤カレンダーに書く
カレンダーを見たら誰が何をやっているか分かるようにしておく
タスク管理をツールで行うメリット３選
①チーム内で共有管理ができる
②見る目が多いとミスが防げる
③外出先からでも管理ができる
①チーム内で共有管理ができる
メンバー内でタスクを共有管理できれば、把握しておくべき内容をチームメンバー全員がリアルタイムに共有でき、それぞれがもつ情報に偏りが出にくくなるでしょう。
②見る目が多いとミスが防げる
ツールが更新されていない場合にメンバーから仕事の進捗状況を聞かれたり、期限を知らせるアラートで処理していないことに気づいたりということが可能です。
③外出先からでも管理ができる
デジタル管理ツールは、外出先でも内容の確認や編集ができ気軽に管理できるメリットがあります。また、いつでも新しい情報が確認できる点、外出先で複数のプロジェクトのタスク調整ができる点もビジネスのスピード化が図れるだけでなく、仕事の効率化に大きく貢献するメリットだといえるでしょう。
１位 タスクを決めた時点で細分化する
・バラし屋になれ！
タスクを抽象度の高い曖昧なままのタスクにしておくとやらないで終わる
タスクをバラすとは、サブタスクに分解する、アウトラインを決めること
・タスクをバラすメリット
①すぐに仕事に取り掛かれる
仕事はやり始めるのが大事
やり始めれば脳は作業興奮する
②抽象度のズレから生まれる認識の違いを確認できる
③頭が良くなっていく
タスクを分解して頭の中で高速に整理できるようになる
・タスクを書いた瞬間に即バラすこと
タスクを書いた瞬間に終わったと錯覚してしまう
抽象度の高い言葉には罠がある
「困難は分割せよ」デカルト
タスクの細分化３つのメリット
①業務量とプロセスの可視化
②社内分業が可能に
③モチベーションの低下防止
①業務量とプロセスの可視化
細かくタスク分けすることで、業務量が可視化され、大枠のままでは見えてこなかったプロセスがわかりやすくなります。その結果、どの業務からどのように進めていくことが一番効率的であるのか考えやすくなるのです。
②社内分業が可能に
業務量やプロセスが明確になると、自分だけではやりきれない部分を同僚に手伝ってもらったり、他部署に依頼したほうが効率的な業務を見極めたりすることができるようになります。また、近々必要になりそうな業務を事前にオファーしておくこともできます。
③モチベーションの低下防止
タスクを細分化しておくと、「今日は忙しいけれど、このタスクだけは終えておこう」とスムーズに判断でき、実行できます。１日を終えたときに、「今日はここまで進められた」と思えることで、自己肯定感やモチベーションの低下が防げるのです。
今日のアクションプラン
・タスクの細分化を行う
今日のアクションチェック
仕事のタスクの細分化を行いました。
概略会議での提案 実施済
担当との確認 実施済
提案文書の作成
①実施ルール 完成
②顧客向け案内文書 完成
③顧客の作業の仕方 未完成
④実施後アンケート 完成
具体案の提案 １１月１日（月）チーム会議
１１月４日（木）本会議
実施日 １１月１５日（月）
アンケートの集約・方向性の検討
１２月９日（木）会議 方向性の提案
見通しが持てたのですぐに行動しました。
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